Nhà xuất bản Global Green Books được thành lập cách đây hai năm bởi hai người bạn, Jim King và Brad Mount, họ gặp nhau ở trường đại học khi học ở Philadelphia, Hoa Kỳ. Trong công việc kinh doanh mới, Jim tập trung vào việc biên tập, bán hàng và tiếp thị trong khi Brad Mount thực hiện việc lắp ráp điện tử và xuất bản sách cho Global Green Books. Công việc kinh doanh của họ thành công và có lãi trong hai năm đầu, phần lớn là nhờ các hợp đồng từ hai doanh nghiệp lớn. Vào năm thứ ba, họ rất bận rộn nhờ khách hàng lớn thứ ba, một trường đại học địa phương cần sách điện tử tùy chỉnh. Họ đã thuê một số nhân viên bán thời gian để giúp họ kinh doanh xuất bản. Nhưng đến cuối năm thứ ba hoạt động, Global Green Books bắt đầu gặp phải những vấn đề nghiêm trọng. Họ đã: • không thể tận dụng tất cả các nhân viên mới một cách hiệu quả • không thể cung cấp sách điện tử cho khách hàng của họ theo lịch trình • không thể cung cấp văn bản chất lượng — thời gian và tiền bạc đã được dành để sửa chữa các lỗi trong sản phẩm của họ • không thể kiểm soát chi phí - công việc kinh doanh của họ không có lãi trong năm thứ ba. Global Green Books đã chứng kiến sự gia tăng đáng kể tron các vấn đề, rất nhiều “bất ngờ” khó chịu đang xuất hiện; hoạt động kinh doanh đi xuống do các nguồn lực mới được thuê, một số dự án cũng được ước tính không tốt. Trường đại học địa phương không hài lòng khi các sản phẩm sách điện tử của họ được bàn giao muộn các giáo sư và sinh viên sử dụng. Trong một số trường hợp, các cuốn sách đã bị trễ một hoặc hai tuần. Vì các khóa học phải bắt đầu đúng lịch trình và sinh viên cần sách của họ ngay từ đầu khóa học của họ, nên khách hàng đại học lớn mới này đã không hài lòng. Một trong những nhân viên bán thời gian mới được Jim và Brad thuê, Samantha, đã tham gia khóa học quản lý dự án tại trường đại học. Samantha rất hào hứng với kỷ luật quản lý dự án và đã cố ý chọn một công việc tại Nhà xuất bản Global Green Books vì cô thấy có cơ hội để trau dồi kỹ năng quản lý dự án của mình. Một ngày đẹp trời, Jim mời Samantha đi họp ăn trưa. Anh ấy biết rằng Samantha đã quen với công việc quản lý dự án và muốn nghe cô ấy nói gì về những vấn đề mà anh ấy và Brad đang gặp phải. Trong bữa trưa, ông đặt câu hỏi tại sao doanh nghiệp nhỏ của họ đã vận hành và thực hiện các dự án rất thành công trong hai năm đầu tiên lại bị thách thức đáng kể trong năm thứ 3 này. Ông liệt kê cụ thể những vấn đề họ đang gặp phải và xin ý kiến đóng góp để giải quyết chúng. Samantha yêu cầu thêm thời gian để nghiên cứu tất cả các vấn đề nhưng lưu ý rằng Global Green Books, đã có những dự án đổi mới đã hoàn thành mà không có lộ trình hoặc kế hoạch dự án và thiếu một cách tiếp cận kỷ luật để quản lý dự án. Cô lưu ý rằng Jim và Brad không sử dụng bất kỳ phần mềm dự án nào để lập lịch trình và họ cũng không sử dụng các công cụ hoặc kỹ thuật để ước tính, lập ngân sách hoặc để giao tiếp với các bên liên quan. Cuối cùng, họ không có quy trình nào để quản lý rủi ro và chất lượng dự án.
Ấn tượng với cuộc trò chuyện này và các cuộc trò chuyện khác, Jim King hỏi Samantha liệu cô có cân nhắc tham gia với họ với tư cách là cộng tác viên dự án hoặc người quản lý dự án toàn thời gian để giúp họ giới thiệu các phương pháp quản lý dự án và giúp họ vượt qua cuộc khủng hoảng hiện tại hay không. Samantha đã chấp nhận lời đề nghị! Cô ấy có một số kỹ năng chính — cô ấy là một người giao tiếp xuất sắc với kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân rất tốt và định hướng chi tiết. Trong vòng ba tháng đầu tiên với vai trò PM- quản lý dự án mới mới, cô ấy đã giới thiệu các quy trình quản lý dự án chính thức, tạo sổ tay PM và đào tạo nhân viên để hoàn thành tốt công việc. Trong vòng chín tháng, Samantha đã hoàn toàn xoay chuyển tình thế. Do chủ động phân tích rủi ro và lập kế hoạch ứng phó rủi ro, các bất ngờ và vấn đề được giảm thiểu. Giao tiếp với các bên liên quan được tăng cường. Brad và Jim lưu ý rằng công ty đang thực hiện các dự án đúng tiến độ, các quy trình chất lượng hoạt động hiệu quả — và khách hàng hài lòng với sản phẩm! Hãy đưa ra nhận xét của mình về các khía cạnh sau tình huống nghiên cứu này
a) Tại sao Nhà xuất bản Global Green Books gặp khó khăn?
b) Các giải pháp PM cụ thể đã được Samantha giới thiệu có hiệu quả không?
c) Bạn sẽ đưa ra gợi ý gì cho Brad và Jim nếu bạn là quản lý?
d) Bạn có biết các doanh nghiệp mới thành lập tương tự khác đang gặp khó khăn theo cách tương tự không? Họ đã vượt qua những thử thách như thế nào?
e) Nhà Xuất bản Global Green Books là một doanh nghiệp chuyên sâu về công nghệ, nhưng Samantha không am hiểu về kỹ thuật, liệu cô ấy có tiếp tục trở thành một nhà quản lý dự án thành công?